物件管理システムとは？不動産業界での活用事例を徹底解説！

物件管理システムという言葉を聞いたことはあるものの、実際にどのようなメリットがあるのか、自社に必要かどうか判断に迷っていませんか？

この記事では、物件管理をいまだに紙やエクセルで行っている企業や、シンプルで導入しやすいシステムを探している担当者に向けて、物件管理システムの基本から活用事例までわかりやすくご紹介します。

物件管理のアナログ管理に潜むリスクとは？

不動産業界において、物件管理を紙やエクセルといったアナログな方法で行っている企業はまだまだ多く存在しています。しかし、このような管理方法では情報の管理や共有が非効率的になるだけでなく、ヒューマンエラーや重要情報の漏洩といった大きなリスクを抱えることになります。不動産業界のDX化を推進するために欠かせない「物件管理システム」とはどのようなものなのでしょうか。また、それらを利用する企業側にとっては、どのようなメリットがあるのでしょうか。

物件管理システムとは？

物件管理システムとは、不動産業務における物件情報、顧客情報、契約書類、資金の入出金などを一元管理するためのシステムです。従来は紙のファイルやエクセルでそれぞれ別々に管理されていた情報を、一つのシステムにまとめることで、管理の手間やミスを大幅に削減することが可能になります。

主な機能としては以下のようなものがあります。

物件情報の一元管理

物件の住所や間取り、設備情報、空室状況などの最新情報をリアルタイムで共有・閲覧できます。社員間での情報共有が迅速になり、営業や管理業務をスムーズに進めることが可能になります。

契約・顧客管理

契約書類や契約期間、顧客の連絡先や対応履歴などを効率的に管理できます。これにより契約更新やクレーム対応などに関する漏れや遅れを防ぎ、顧客満足度を向上させることができます。

入出金管理

家賃や管理費、修繕費などの入出金情報を一括で管理できます。入金遅れや未回収が発生した場合にも迅速に対応でき、キャッシュフローの管理精度が高まります。

レポート作成・分析機能

管理物件の稼働状況や売上推移、顧客属性などのデータを簡単に抽出して分析できます。これにより迅速かつ正確な経営判断を行うことができます。

これらの機能を活用することで、従来のアナログ管理と比べて業務効率が飛躍的に向上します。また、管理業務にかかる時間や人的コストを大幅に削減できるほか、情報の共有化によって顧客対応の質も向上し、不動産会社としての競争力を高めることが可能となります。

なぜ今、物件管理システムが必要なのか？

不動産業界にもDX（デジタルトランスフォーメーション）の波が押し寄せており、アナログ管理の企業は取り残されるリスクがあります。紙やExcelによる管理はミスのリスクが高く、重要情報の漏洩や紛失にも繋がります。また、情報が分散してしまうため、リアルタイムでの正確な情報共有が難しく、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できないなど、顧客満足度にも影響を与えてしまいます。

さらに、働き方改革が進む中、業務の効率化や残業削減が求められています。アナログ管理では、業務が属人的で煩雑になりがちで、特定の担当者に依存してしまうリスクも抱えています。物件管理システムを導入することで、情報の一元化と業務プロセスの標準化が実現され、誰でも同じ品質で業務を行える環境を作ることが可能になります。

このように、物件管理システムを導入することは、業務効率の向上、ミスの防止、顧客対応の改善といった様々な課題を解決できるだけでなく、デジタル化が加速する競争環境において企業の競争力を強化する重要な要素となるのです。

物件管理システムの活用事例

物件管理システムを実際に導入し、成功を収めている企業の具体的な活用事例をご紹介します。自社で導入を検討する際の参考にしてください。

事例１：業務時間を50％削減したケース

ある不動産管理会社では、紙ベースの契約書や請求書の作成、管理業務に膨大な時間を費やしていました。物件管理システムを導入後、書類の自動作成やデータの一元管理が実現し、これまで担当者が手作業で行っていた作業時間を50％削減することに成功しました。業務効率化によって空いた時間を顧客フォローや新規顧客開拓に充てることができ、会社全体の生産性も大幅に向上しました。

事例２： ITに苦手な社員も簡単操作で業務効率化

従業員が比較的年齢層の高い企業では、「システムは難しい」という先入観があり、導入をためらっていました。しかし、シンプルで直感的に操作できる物件管理システムを導入した結果、社員は短期間で使い方を習得。以前より効率よく業務を進めることが可能になり、社員からは「もっと早く導入すればよかった」と好評の声が多数寄せられました。

事例３： リアルタイムな情報共有で営業力アップ

営業担当者が外出先で顧客から物件情報について問い合わせを受けた際、以前は社内の担当者に電話確認をする必要がありました。物件管理システム導入後は、スマートフォンやタブレットからリアルタイムに最新の物件情報を確認できるようになったため、その場で即座に対応可能に。その結果、顧客対応のスピードと質が向上し、営業成績が飛躍的に伸びました。

このように、物件管理システムを活用することで、業務効率化や従業員の業務負担軽減、顧客満足度の向上など、さまざまな面でメリットを享受できます。ぜひ自社の状況に当てはめて、導入を検討してみてください。

シンプルな物件管理システムを選ぶポイント

初めて物件管理システムを導入する企業にとって、使いやすくシンプルなシステムを選ぶことは非常に重要です。特にシステムやITに慣れていない企業では、多機能で複雑なシステムを選んでしまうと、かえって使いこなせず業務効率が落ちてしまうこともあります。

そのため、以下のポイントを確認してシンプルで使いやすい物件管理システムを選びましょう。

導入・運用が簡単であること

システムの導入に多くの時間や労力がかかるようでは本末転倒です。導入作業が簡単で、すぐに利用を開始できるようなシステムを選びましょう。直感的な操作性を備え、特別な研修や説明が不要なシステムが理想的です。

必要最低限の機能に絞られていること

多くの機能が搭載されていても、実際に使う機能が限られていることも珍しくありません。まずは自社の業務で本当に必要な機能を明確にし、それらの機能が使いやすくまとまったシステムを選ぶことが大切です。物件情報の管理、契約管理、顧客管理など基本的な機能を優先的に確認しましょう。

充実したサポート体制が整っていること

初めてのシステム導入には不安やトラブルがつきものです。導入後も安心して利用を継続できるよう、操作方法の問い合わせやトラブル発生時の対応を迅速かつ丁寧に行ってくれるサポート体制が充実していることを確認しましょう。サポートが丁寧な会社を選ぶことで、システム活用の定着が早まり、運用上のストレスも軽減されます。

以上のポイントを押さえ、シンプルかつ効果的に業務効率化を図れる物件管理システムを選択することで、無理なくスムーズにDX化を進めていきましょう。

物件管理システム導入で、不動産業務の未来を変えよう

物件管理システムの導入は、これまでアナログで行われてきた業務の非効率性や情報管理の課題を解決し、不動産業界のDXを推進するために欠かせない一歩です。自社にとって本当に必要な機能を備えた、シンプルで使いやすいシステムを選ぶことで、業務の効率化だけでなく企業の競争力向上にもつながります。弊社が提供する「PPZE」は、中小企業やIT初心者でも簡単に操作できるよう設計されています。ぜひ一度ご覧いただき、貴社の業務改善にお役立てください。