まだExcel？不動産会社が非公開物件管理システムに移行すべき理由とは？

2025.03.23

不動産業界ではいまだにExcelを使った物件管理が主流ですが、業務の複雑化・スピード化が進む現在、その限界はすでに明らかになっています。特に、非公開物件などの希少で重要な情報をExcelで管理すると、更新ミスや情報漏洩、共有トラブルなど、経営に深刻なダメージを与えかねないリスクが多発します。

一方、非公開物件管理システムを導入することで情報共有がスムーズになり、情報精度やセキュリティの向上、営業活動の効率化が劇的に実現します。

この記事では、Excel管理の具体的なデメリットを掘り下げつつ、非公開物件管理システムへの移行が不動産会社にどれほど大きなメリットをもたらすかを詳しく解説します。Excel管理から脱却し、自社を次のステージへ進めるために、ぜひ最後までお読みください。

Excel管理に限界が来ている理由とは？中小不動産会社が抱える課題を整理

不動産業界の中でも特に中小企業では、いまだにExcelでの物件情報管理が一般的です。しかし、業務の複雑化、情報量の増加、迅速な共有の必要性が高まる現代において、Excel管理の限界が鮮明になっています。ここではExcel管理が限界を迎える具体的な理由と、抱える課題について詳しく解説します。

情報共有の煩雑さとミスの頻発

Excel管理では複数の営業担当者や関係者が同時にアクセスし、リアルタイムに情報を更新することが難しいため、情報共有が非常に煩雑になります。例えば、ある担当者が最新の物件情報を更新しても、別の担当者が古いファイルを使用してしまい、情報が混在・混乱するケースが頻繁に起きています。

また、Excelは手動でのデータ入力やコピー＆ペーストが多いため、入力ミスや更新漏れが多発します。実際に、ある中小不動産会社では、物件価格を1桁間違えて顧客に提示してしまい、顧客とのトラブルや信頼喪失を招いたという事例もあります。

このようなミスが積み重なることで営業活動の品質が低下し、業績にも直接的な悪影響を与えるのです。

バージョン管理・ファイル破損のリスク

Excel管理における重大なリスクとして、バージョン管理やファイル破損の問題があります。複数の社員が同じファイルを利用・更新すると、「最新版がどれかわからなくなる」「更新内容が反映されない」といった問題が起こります。

さらに、共有フォルダやUSBメモリなどでのファイル管理では、「ファイルの破損」や「誤削除」といった事故も頻発します。実際、ある会社では営業担当者が誤ってExcelファイルを削除してしまい、数ヶ月分の重要な顧客情報を一瞬で失ったという事例も発生しています。

このような事故が発生すると、業務の停滞や顧客対応の遅延につながり、会社全体に深刻なダメージを与えてしまいます。

情報漏洩・セキュリティリスクの高まり

Excelはセキュリティ面でも非常に脆弱です。ファイルをメールで送付したり、USBなど外部デバイスで持ち運びする機会が多いため、個人情報や機密情報が簡単に流出するリスクがあります。

例えば、ある中小不動産会社では、営業担当者が個人情報入りのExcelファイルを誤って顧客ではない第三者にメール送信してしまい、顧客から訴訟を起こされた事例も報告されています。また、退職した社員が顧客情報を持ち出すといったケースもExcel管理では起こりやすく、企業の信用を大きく損なう原因となっています。

情報漏洩の問題は企業存続にも関わる深刻なリスクであり、Excelによる管理ではこれらのリスクを防ぐことが極めて困難なのです。

Excelで物件管理を続ける不動産会社が直面する課題とは？

不動産業界のデジタル化が進む中、いまだにExcelに依存して物件管理を続けている中小不動産会社は多く存在します。しかし、業務効率や安全性を考えたとき、Excel管理には明確な限界があります。なぜExcelでは不十分なのか、中小企業が特に抱えがちな課題を具体的に見ていきましょう。

Excelでの物件管理が限界に達する理由

Excelは誰でも簡単に使えるツールとして広く普及していますが、物件情報の管理や営業活動の共有という複雑で迅速性を求められる業務には向いていません。Excel管理の最大の限界は、「複数人がリアルタイムで情報を更新・共有できない」ことです。例えば、営業担当者が最新の物件情報を更新しても、他の担当者が古いファイルを開いたまま更新をかけてしまうと、最新情報が上書きされるなどの問題が頻繁に発生します。

さらに情報量が増えるにつれ、データの重複やミスも頻発し、最終的には管理が煩雑になり業務効率が著しく低下します。こうした状況が続けば、重要なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。

中小企業が特に陥りやすいExcel管理の3つの問題点

中小不動産会社がExcel管理で陥りやすい課題は大きく以下の3つに分けられます。

① 属人的な管理体制の問題

Excel管理では特定の担当者しか情報を正しく管理できず、その担当者が休暇を取ったり退職した際に、物件情報の把握が困難になることがあります。ある企業では、物件情報を管理していた担当者が突然退職し、引き継ぎが不十分だったために業務が数週間停止したケースも存在します。

② 情報共有の遅延・ミスの頻発

Excelは基本的に一人ずつしか編集できないため、情報共有がリアルタイムで行えず、古い情報を元に顧客対応をしてしまうリスクが高くなります。ある中小企業では、古い情報をもとに物件価格を顧客に提示してしまい、信用を失った事例もあります。

③ セキュリティリスクの高さ

ExcelファイルはメールやUSBなどを通じて簡単に外部流出します。実際、ある不動産会社では、個人情報が入ったExcelファイルを担当者が紛失し、情報漏洩事故につながり、顧客からの信頼を大きく損なったという深刻な事態が起きました。

これらの課題を解決するためには、物件管理専用システムへの移行を検討する必要があるでしょう。

Excel管理の限界を示す3つの具体的デメリット

Excelは気軽に使える便利なツールですが、不動産物件のような多岐にわたる情報をリアルタイムで共有・管理するには、さまざまな問題が生じます。ここでは、Excel管理が抱える具体的なデメリットを3つの視点から詳しく解説します。

デメリット① 情報更新や共有が煩雑になり、ミスが多発する

Excelの物件管理では、情報の更新や共有が複雑かつ煩雑になるため、頻繁にミスが発生します。たとえば、営業担当者が物件価格を更新したファイルを保存しても、別の担当者が古いファイルを誤って上書きすると最新情報が失われ、結果として顧客に間違った価格を提示するなどのトラブルが起こります。

また、営業チーム全体で情報をリアルタイムに共有することはほぼ不可能で、誰かがファイルを開いている間は他のメンバーが編集できず、業務が停滞します。実際に、中小不動産会社の多くがこうした問題に日常的に直面し、顧客対応の遅れや信頼低下を招いているのです。

デメリット② バージョン管理やファイル破損による情報の消失リスクが高い

複数の社員が同じExcelファイルを扱うと、「最新バージョンがどれかわからなくなる」という状況が頻繁に発生します。例えば、ある会社では営業担当者が物件情報を更新したファイルを誤って古いファイルで上書きしてしまい、最新の情報がすべて消失してしまう事故が発生しました。その結果、取引先との交渉が遅延し、取引自体が白紙になったケースもあります。

さらに、ファイルそのものが破損したり、誤って削除されるリスクもあります。ある中小企業では重要な顧客情報をまとめたExcelファイルが突然破損し、復旧できずに数週間の業務が停止する事態に陥ったという実例もあります。

デメリット③ 情報漏洩・誤送信などセキュリティ面での大きなリスクが伴う

Excelによる管理では、ファイルをメールやUSBメモリでやり取りする機会が多く、情報漏洩や誤送信などの深刻なセキュリティリスクを伴います。実際に、不動産会社の営業担当者が誤って個人情報を記載したExcelファイルを別の顧客へ送付してしまい、大きな信用失墜や損害賠償請求に発展したケースも報告されています。

また、Excelファイルには細かくアクセス権限を設定することが難しいため、退職した社員が情報を簡単に持ち出してしまう問題もあります。中小企業にとっては致命的なダメージになることもあるため、セキュリティ面でのリスク管理は非常に重要な課題となっています。

実際にあったExcel管理の失敗事例

Excelを利用した物件管理のデメリットを理解しても、実際にどのような失敗が起きるのか、具体的なイメージが湧きにくい方もいるかもしれません。ここでは、中小不動産会社で実際に発生したExcel管理の重大な失敗事例を紹介し、その教訓とともに問題の背景を深掘りします。

具体的な失敗事例：物件価格の誤提示による信頼喪失

神奈川県横浜市で土地の仲介業務を行うA社は、営業担当者がExcelで管理された物件リストを元に営業活動を行っていました。ある日、担当者が顧客へ土地価格を提示したところ、後日、契約寸前になって実際の販売価格と提示した価格が大きく異なっていたことが判明。営業担当者が使用していたExcelファイルは、最新版ではなく古いファイルだったことが原因でした。

結局、契約は破談となり、顧客との信頼関係は崩壊。さらに、同顧客からの口コミによって会社の評判が落ち、営業活動にも大きな悪影響が出る結果となりました。

事例から学ぶ教訓と問題の背景

この事例から得られる最大の教訓は、「Excelによる管理では情報の更新や共有のミスが避けられない」という点です。
そもそもの問題の背景として、A社では複数の営業担当者が各自のPCでExcelファイルを個別に保存・編集しており、明確なバージョン管理のルールやシステムが存在していなかったことが挙げられます。

営業担当者ごとの属人的な管理方法が社内全体のリスクとなり、ミスを誘発する原因となりました。この事例をきっかけに、A社では物件管理のシステム化を推進し、最新情報が常にリアルタイムで共有される仕組みを構築しました。

非公開物件管理システムに移行すると不動産業務はどう変わる？

Excel管理の限界や失敗事例を知った上で、実際に非公開物件管理システムを導入した場合、不動産業務はどのように改善されるのでしょうか。ここでは、実際のシステム導入企業の具体的な改善事例を挙げながら、営業活動や顧客対応の質がどのように向上したのかを詳しく解説します。

具体的改善事例：情報共有がリアルタイム化され、業務効率が劇的に向上

都内で住宅用地を専門に扱うB不動産株式会社では、非公開物件管理システムの導入により、Excel管理時代には困難だったリアルタイムな情報共有を実現しました。導入前は複数の営業担当者が同時にExcelを更新できず、情報更新の遅れや誤った情報提供が多発していましたが、導入後はすべての担当者がリアルタイムで最新情報を共有可能に。

結果として、情報の更新や共有にかかる業務時間が約50％短縮されました。営業担当者が現場の活動に集中できる環境が整ったことで、顧客対応スピードも大幅に改善し、顧客満足度の向上に成功しています。

具体的改善事例：提案精度の向上で成約率が飛躍的にアップ

千葉県を拠点とする中小不動産会社C社では、非公開物件管理システムを導入することで顧客情報と物件情報をシームレスに紐づけ、営業活動の質を高めることに成功しました。Excel管理時代には、営業担当者が顧客に最適な物件情報を探すのに時間がかかり、適切なタイミングでの提案が難しいという課題がありました。

しかし、システム導入後は、顧客の希望条件を入力するだけで瞬時に最適な非公開物件が抽出され、顧客への提案スピードが従来比で約2倍に加速。提案精度の向上により、成約率も導入前に比べ約30％アップしました。顧客対応の質が劇的に改善されたことで、競合他社との差別化にも成功しています。

中小企業が物件管理システムを導入する時に押さえるべきポイント

物件管理システムは中小企業にとって大きな投資です。だからこそ導入時に失敗しないためのポイントを押さえ、システムのメリットを最大限に引き出す準備をすることが重要です。ここでは、システム選定の際に特に重視すべきポイントと、スムーズな移行・運用のための具体的なアクションについて詳しく解説します。

システム選定で失敗しないための3つの重要ポイント

物件管理システムを選ぶ際には、「操作性」「コストパフォーマンス」「サポート体制」の3つのポイントを重視しましょう。

操作性（使いやすさ）
特に中小企業の場合、スタッフ全員が無理なく使える直感的でシンプルな操作性が重要です。どれほど機能が豊富でも、複雑で現場が使いこなせないシステムでは意味がありません。実際に無料トライアルなどを利用して、担当者に操作を体験させ、現場目線で判断することが重要です。
コストパフォーマンス
システム導入には初期費用や運用コストがかかります。自社の予算内で最も効率的に効果を出せるシステムを選ぶことがポイントです。特に中小企業では必要な機能だけに絞り込み、余分な機能を避けることでコストを抑え、導入効果を高めることができます。
サポート体制
導入後のトラブルや疑問が生じた時に、迅速で丁寧なサポートを受けられるかどうかも重要です。サポート体制が充実しているか、電話やオンラインで即時対応してくれるかを事前に確認しておくことで、導入後の安心感が違います。

スタッフ教育とスムーズなシステム移行を実現するための具体的アクション

システムの導入を成功させるためには、導入後のスタッフ教育と移行時の体制整備が不可欠です。以下の具体的なアクションを実施しましょう。

導入前のスタッフ教育・研修の徹底
導入前にスタッフを集め、システム導入の目的・メリットを明確に伝えます。操作方法を実際に体験させる研修を複数回開催し、現場スタッフがシステムを使いこなせるよう準備します。
データ移行計画の事前作成
Excelからシステムへのデータ移行は、業務の混乱を避けるため、事前に計画を立てて段階的に進めましょう。移行期間を設定し、移行後にデータが正しく反映されているかを確認する仕組みを整えることが重要です。
移行後のフォローアップ研修と定期的なフィードバックの実施
導入後はスタッフの疑問や不安を解消するため、定期的なフォローアップ研修や意見交換会を開催します。フィードバックをもとに継続的に改善を行うことで、スタッフのシステムへの定着率が高まり、長期的な業務効率化を実現できます。